Jak działa program do odczytywania dokumentów?
Program do odczytywania dokumentów działający na zasadzie OCR wykorzystuje technikę wizualnego rozpoznawania tekstu (od tego też pochodzi skrót - Optical Character Recognition). Dzięki tej technologii do systemu można implementować gotowe dokumenty w formie papierowej: system OCR sam przekształci je na elektroniczną wersję. To rozwiązanie znacznie przyspieszające digitalizację działalności - sprawdza się podczas prowadzenia księgowości online, w rozliczeniach z klientami czy realizacji zamówień na towary. OCR ma bardzo duży potencjał, który warto wykorzystać praktycznie w każdej firmie - niezależnie od branży.
Jak wykorzystać OCR w biznesie?
Automatyzacja to kluczowy aspekt wykorzystania tej technologii w firmie. Program do odczytywania dokumentów pozwala na przyspieszenie procesów, które do tej pory wiązały się ze żmudnym, ręcznym działaniem. Rejestracja dokumentów, zarządzanie ich akceptacją oraz wymiana dokumentacji między pracownikami - wszystkie te działania można zautomatyzować, aby firma działała sprawniej, przy jednoczesnym ograniczeniu ryzyka popełnienia błędów.
System OCR w nowoczesnych programach do fakturowania zapewnia płynne przejście z fizycznej dokumentacji na jej cyfrową wersję. Skuteczność systemu OCR w niektórych rozwiązaniach wynosi nawet ponad 95% - to gwarancja bardzo dokładnego przetwarzania dokumentów. Dobre narzędzie do fakturowania wyposażone w dodatkowy program do odczytywania dokumentów może dostarczyć użytkownikowi gotowe formularze, które następnie z łatwością wprowadzi do programu księgowego.
Przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej pozwala na ich łatwiejszy dostęp, a także zabezpiecza przed przypadkowym zniszczeniem lub utratą. Wszystko, co wygenerował program do odczytywania dokumentów można bezpiecznie zarchiwizować na komputerze, dysku, w chmurze lub na innych nośnikach, gdzie będą bezpieczne i łatwo dostępne w razie potrzeby. E-archiwum pozwala na uporządkowanie dokumentacji i łatwiejsze jej przeszukiwanie.
Jakie są zalety wykorzystania nowoczesnego programu do odczytywania dokumentów?
Wykorzystanie narzędzia wyposażonego w funkcję OCR przynosi wiele istotnych korzyści - zarówno dla małych, jak i dużych przedsiębiorstw w różnych sektorach.
1. Redukcja kosztów
Dzięki odczytywaniu dokumentacji i utrwaleniu ich w formie elektronicznej, firma unika konieczności tworzenia wielu kopii dokumentacji. Proces ten ma znaczenie zarówno w wymiarze ekonomicznym, jak i ekologicznym. Brak potrzeby drukowania i przechowywania wielu dokumentów na papierze oznacza mniejsze zużycie materiałów biurowych oraz oszczędność zasobów finansowych przeznaczonych na zakup papieru, tonerów i drukarek.
2. Wzrost efektywności
Zamiast tracić czas na ręczne przepisywanie informacji z standardowych, wydrukowanych dokumentów, pracownicy mogą skupić się na bardziej wartościowych zadaniach. Program do odczytywania dokumentów SaldeoSMART z technologią OCR wykona powtarzalną pracę za nich, co pozwala na bardziej efektywne zarządzanie czasem i zasobami firmy.
3. Łatwy dostęp do dokumentacji
Niezależnie od tego, czy jesteś w biurze, czy pracujesz zdalnie, możesz mieć błyskawiczny dostęp do potrzebnych dokumentów. Wystarczy laptop, tablet lub smartfon z dostępem do internetu. Czas potrzebny na znalezienie konkretnego dokumentu jest znacznie skrócony i ułatwia bieżącą obsługę klientów, dostawców i innych partnerów biznesowych. Łatwiej skoordynujesz działania, a procesy będą działać sprawniej i bardziej elastycznie.
Wykorzystanie technologii OCR jest inwestycją, która niesie ze sobą same korzyści dla Twojego biznesu. Digitalizacja dokumentów to kluczowy krok w kierunku przyszłości zarządzania dokumentacją - zrób go już dziś z SaldeoSMART!
