wtorek, 01 lipiec 2025 14:17

Przechowywanie dokumentów księgowych – jak długo jest konieczne?

wielkość czcionki zmniejsz czcionkę powiększ czcionkę
Wydrukuj
Email

Yuma freepik.com

W każdej firmie przechowywanie dokumentów księgowych to obowiązek prawny, który zabezpiecza przed konsekwencjami prawnymi i ułatwia zarządzanie finansami oraz obsługę kontroli. Nawet w dobie cyfryzacji pytanie „jak długo przechowywać dokumenty?" pozostaje aktualne. Poniżej znajdziesz praktyczne wskazówki, które rozwieją wątpliwości i pomogą uporządkować firmowe archiwa zgodnie z obowiązującym prawem.

Obowiązkowe okresy przechowywania

Zgodnie z ustawą o rachunkowości i przepisami podatkowymi, główną zasadą jest 5-letni okres przechowywania dokumentacji podatkowej (od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku). Niektóre dokumenty wymagają jednak dłuższej archiwizacji.

Terminy przechowywania:

dokumentacja podatkowa (deklaracje, faktury): 5 lat
księgi rachunkowe i sprawozdania finansowe: 5 lat
dokumentacja kadrowa: 10 lat (dla dokumentów po 2019 r.)
dokumentacja ZUS: 10 lat
dowody księgowe z dotacjami unijnymi: 10 lat
dokumentacja środków trwałych: do końca amortyzacji + 5 lat

Cyfrowe czy tradycyjne archiwum?

Coraz więcej firm wybiera elektroniczne archiwa – to wygodne, bezpieczne i zgodne z przepisami rozwiązanie, o ile dokumenty są zabezpieczone przed modyfikacją i dostępne na żądanie organów kontrolnych. Nowoczesne systemy księgowo-płacowe pozwalają także zautomatyzować powiadomienia o terminach przechowywania.

Konsekwencje nieprzestrzegania

Zignorowanie obowiązku przechowywania dokumentów księgowych może mieć poważne konsekwencje. W razie kontroli skarbowej brak dokumentacji może skutkować nałożeniem kar finansowych, odrzuceniem kosztów uzyskania przychodu lub wydłużeniem okresu przedawnienia zobowiązań podatkowych.

Co więcej, brak akt pracowniczych może uniemożliwić byłym pracownikom dochodzenie swoich praw, co również może zakończyć się sprawą sądową.

Przechowywanie dokumentów to wymóg prawny i wyraz profesjonalizmu. Znajomość przepisów oraz nowoczesne narzędzia archiwizacji pozwalają uniknąć błędów i zapewniają spokój podczas kontroli. Aby Twoja firma działała zgodnie z prawem, a archiwizacja była zautomatyzowana – poznaj systemy Yuma i zyskaj pewność, że wszystko jest na swoim miejscu.

Dział: Finanse

Więcej w tej kategorii: « Jak bezpiecznie przejść przez kredyt hipoteczny krok po kroku

powrót na górę

Przechowywanie dokumentów księgowych – jak długo jest konieczne?

W każdej firmie przechowywanie dokumentów księgowych to obowiązek prawny, który zabezpiecza przed konsekwencjami prawnymi i ułatwia zarządzanie finansami oraz obsługę kontroli. Nawet w dobie cyfryzacji pytanie „jak długo przechowywać dokumenty?" pozostaje aktualne. Poniżej znajdziesz praktyczne wskazówki, które rozwieją wątpliwości i pomogą uporządkować firmowe archiwa zgodnie z obowiązującym prawem.
Written on wtorek, 01 lipiec 2025 14:17
Jak bezpiecznie przejść przez kredyt hipoteczny krok po kroku

Zakup mieszkania to nie tylko emocje i wizyty u dewelopera. To również papierologia, weryfikacja zdolności kredytowej, negocjacje z bankami i podejmowanie kluczowych decyzji finansowych na lata. Dla wielu osób kredyt hipoteczny krok po kroku to labirynt przepisów, dokumentów i ofert. Dlatego właśnie pomoc eksperta kredytowego we Wrocławiu może być nieoceniona.
Written on czwartek, 12 czerwiec 2025 14:56
Jak wykorzystać dane z bazy konsumenckiej do optymalizacji procesu sprzedaży?

W dzisiejszym świecie danych, firmy mają dostęp do informacji, które jeszcze kilka lat temu były nieosiągalne. Dane konsumenckie to nie tylko suche liczby – to realne wsparcie w podejmowaniu lepszych decyzji sprzedażowych.
Written on niedziela, 01 czerwiec 2025 09:07
Wdrażasz oprogramowanie dla produkcji? Sprawdź, na co zwrócić uwagę

Wybór i wdrożenie oprogramowania dla produkcji to decyzja, która może zaważyć na konkurencyjności i efektywności całego przedsiębiorstwa. Błędy popełnione na etapie analizy potrzeb, wyboru systemu czy wdrożenia mogą kosztować firmę nie tylko czas i pieniądze, ale również utratę kontroli nad procesami produkcyjnymi. Poniżej przedstawiamy kluczowe aspekty, na które warto zwrócić szczególną uwagę, zanim rozpocznie się proces wdrażania systemu IT w zakładzie produkcyjnym.
Written on wtorek, 27 maj 2025 16:03
Outsourcing a RODO – na co zwrócić uwagę przy wyborze dostawcy usług?

Czy zastanawiasz się, jak skutecznie zadbać o zgodność z RODO w swojej firmie, nie tracąc przy tym czasu i zasobów? A może obawiasz się, że wybór niewłaściwego dostawcy usług outsourcingowych narazi Cię na kary finansowe lub utratę reputacji? W tym artykule dowiesz się, na co zwrócić uwagę, aby outsourcing RODO był bezpieczny i efektywny. Poznasz kluczowe aspekty współpracy z zewnętrznymi ekspertami oraz praktyczne wskazówki, które pomogą Ci podjąć najlepszą decyzję.
Written on czwartek, 24 kwiecień 2025 15:23
Jak technologia zmieniła nasze spojrzenie na Wszechświat?

Kiedyś wystarczyło spojrzeć w niebo, żeby się zachwycić. Gwiazdy migotały, księżyc świecił, a ludzie zadawali pytania. Co to jest? Jak daleko? Kto to wszystko stworzył? Odpowiedzi szukano na różne sposoby – w obserwacjach, w modlitwie, w mitach. Dziś? Dziś też patrzymy w niebo, ale mamy teleskopy, satelity, zdjęcia z Marsa i sondy lecące w daleki kosmos. Technologia nie zabrała nam pytań. Ona dodała ich jeszcze więcej.
Written on środa, 02 kwiecień 2025 15:57
Prawne aspekty prowadzenia dziennika korespondencji - co mówią przepisy o archiwizacji dokumentów

W dobie cyfryzacji i elektronicznego obiegu dokumentów, tradycyjne metody rejestrowania korespondencji wcale nie odeszły do lamusa. Dziennik korespondencji pozostaje kluczowym narzędziem w wielu instytucjach i firmach, zapewniając transparentność i porządek w komunikacji oficjalnej. Ale czy wiemy, jakie wymogi prawne wiążą się z jego prowadzeniem? Przyjrzyjmy się bliżej temu, co polskie prawo mówi o archiwizacji dokumentów i prowadzeniu rejestrów korespondencji.
Written on środa, 19 marzec 2025 12:10
Wywóz gruzu

Wywóz gruzu to nieodłączny element każdego projektu budowlanego, zarówno na małą, jak i dużą skalę. Dzięki profesjonalnym usługom wywozu gruzu, możesz efektywnie zarządzać odpadami budowlanymi, co znacząco wpływa na efektywną gospodarkę odpadami oraz oczyszczanie terenu budowy. Szybkości i bezpieczeństwo tego procesu pozwala na sprawne prowadzenie dalszych prac oraz minimalizację ryzyka, co jest nieocenione na dynamicznie rozwijających się placach budowy w Polsce.
Written on sobota, 15 luty 2025 20:28
Elektryk Katowice

Czy jesteś w sytuacji, gdy szybka pomoc elektryczna jest niezbędna? Awaria elektryczna może przytrafić się w najmniej oczekiwanym momencie, dlatego warto mieć pod ręką kontakt do zaufanego elektryka. Profesjonalny elektryk 24h Katowice zapewnia nie tylko szybki czas reakcji, ale również pełne wsparcie 24 godziny na dobę. Dzięki usługom doświadczonych specjalistów, każdy problem elektryczny jest diagnozowany i rozwiązany w najkrótszym możliwym czasie. Dowiedz się więcej o zaletach korzystania z usług profesjonalnych elektryków w Katowicach.
Written on sobota, 15 luty 2025 20:02
Geodeta Olsztyn

Jeśli szukasz specjalistów, którzy oferują kompleksowe usługi geodezyjne na terenie Olsztyna, trafiłeś we właściwe miejsce. Geodeta Olsztyn zapewnia dokładność pomiarów oraz tworzenie planów sytuacyjno-wysokościowych Olsztyn, co jest kluczowe dla przedsiębiorstw i inwestorów indywidualnych. Dzięki nowoczesnym technologiom oraz eksperckiej wiedzy, geodeta dla firm w Olsztynie gwarantuje precyzyjne usługi niezbędne w procesie planowania przestrzennego, projektowania architektonicznego oraz inwestycjach budowlanych.
Written on sobota, 15 luty 2025 19:49