Obowiązkowe okresy przechowywania
Zgodnie z ustawą o rachunkowości i przepisami podatkowymi, główną zasadą jest 5-letni okres przechowywania dokumentacji podatkowej (od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku). Niektóre dokumenty wymagają jednak dłuższej archiwizacji.
Terminy przechowywania:
- dokumentacja podatkowa (deklaracje, faktury): 5 lat
- księgi rachunkowe i sprawozdania finansowe: 5 lat
- dokumentacja kadrowa: 10 lat (dla dokumentów po 2019 r.)
- dokumentacja ZUS: 10 lat
- dowody księgowe z dotacjami unijnymi: 10 lat
- dokumentacja środków trwałych: do końca amortyzacji + 5 lat
Cyfrowe czy tradycyjne archiwum?
Coraz więcej firm wybiera elektroniczne archiwa – to wygodne, bezpieczne i zgodne z przepisami rozwiązanie, o ile dokumenty są zabezpieczone przed modyfikacją i dostępne na żądanie organów kontrolnych. Nowoczesne systemy księgowo-płacowe pozwalają także zautomatyzować powiadomienia o terminach przechowywania.
Konsekwencje nieprzestrzegania
Zignorowanie obowiązku przechowywania dokumentów księgowych może mieć poważne konsekwencje. W razie kontroli skarbowej brak dokumentacji może skutkować nałożeniem kar finansowych, odrzuceniem kosztów uzyskania przychodu lub wydłużeniem okresu przedawnienia zobowiązań podatkowych.
Co więcej, brak akt pracowniczych może uniemożliwić byłym pracownikom dochodzenie swoich praw, co również może zakończyć się sprawą sądową.
Przechowywanie dokumentów to wymóg prawny i wyraz profesjonalizmu. Znajomość przepisów oraz nowoczesne narzędzia archiwizacji pozwalają uniknąć błędów i zapewniają spokój podczas kontroli. Aby Twoja firma działała zgodnie z prawem, a archiwizacja była zautomatyzowana – poznaj systemy Yuma i zyskaj pewność, że wszystko jest na swoim miejscu.
